Un client qui paie en retard, c'est de la trésorerie qui manque. La plupart du temps, il ne s'agit pas de mauvaise volonté : une facture égarée, un service comptable débordé, une commande payée en plusieurs fois dont on a oublié une échéance. Une relance claire, envoyée au bon moment, règle la grande majorité des cas.
1. Savoir exactement ce qui est dû
Avant d'écrire, vérifiez trois choses : le montant restant (après acomptes et avoirs éventuels), la date d'échéance dépassée, et le numéro de facture. Une relance qui se trompe de montant fait perdre en crédibilité et retarde encore le paiement.
- Le montant restant dû sur la commande, pas le total initial
- La date d'échéance qui est dépassée, et depuis combien de jours
- Le numéro de facture et la référence de commande
- Un éventuel litige en cours : on ne relance pas un montant contesté sans en parler
2. Le bon rythme
- Quelques jours avant l'échéance : un simple rappel, utile pour les grosses factures
- Entre 3 et 7 jours après l'échéance : premier rappel, courtois
- Une à deux semaines plus tard : deuxième rappel, plus ferme, avec demande de date de paiement
- Puis un appel téléphonique, et si rien ne bouge, la mise en demeure par lettre recommandée
3. Premier rappel : courtois
Objet : Rappel de règlement, commande [référence] Bonjour, Sauf erreur de notre part, le règlement de [montant] concernant la commande [référence] (facture [numéro]), arrivé à échéance le [date], ne nous est pas encore parvenu. Pourriez-vous nous indiquer la date de règlement prévue ? Si le paiement a été fait entre-temps, merci de ne pas tenir compte de ce message. Bien cordialement,
4. Deuxième rappel : plus ferme
Objet : 2e rappel : règlement commande [référence] Bonjour, Malgré notre précédent message, nous n'avons pas reçu le règlement de [montant] concernant la commande [référence] (facture [numéro]), arrivé à échéance le [date]. Nous vous remercions de procéder au règlement dans les plus brefs délais, ou de nous indiquer la date à laquelle il sera effectué. Bien cordialement,
5. Ce que prévoit la loi entre professionnels
Entre entreprises, le délai de paiement ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si c'est prévu au contrat (article L441-10 du Code de commerce). En cas de retard, des pénalités sont dues de plein droit, et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement s'ajoute pour chaque facture payée en retard. Ces mentions doivent figurer sur vos factures et vos conditions générales de vente.
Appliquer les pénalités est un droit, pas une obligation. Beaucoup de PME les mentionnent dans le deuxième rappel sans les facturer, pour garder la relation.
6. Garder une trace
Notez chaque relance : la date, le destinataire et ce qui a été dit. Si le dossier finit en mise en demeure ou en injonction de payer, cet historique vous sera demandé. C'est aussi ce qui évite de relancer deux fois le même jour, ou d'oublier un client.
Questions fréquentes
- Combien de temps attendre avant de relancer un client ?
- Un premier rappel courtois peut partir quelques jours après l'échéance, idéalement dans la première semaine. Plus on attend, plus le paiement a de chances de glisser derrière d'autres priorités.
- Peut-on facturer des pénalités de retard à un client professionnel ?
- Oui. Entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € sont dues de plein droit, à condition d'être mentionnées sur la facture et dans les conditions générales de vente.
- Faut-il relancer par email ou par téléphone ?
- Les deux se complètent : l'email laisse une trace écrite et donne les références exactes, l'appel débloque souvent la situation. Commencez par l'écrit, puis appelez si le deuxième rappel reste sans réponse.
Sources : Délais de paiement entre professionnels, brochure de la DREETS