Sur les grosses commandes, le fournisseur demande souvent un acompte : 30 % à la commande, le solde à la livraison. Quelques semaines plus tard arrive la facture de solde. La question qui coûte cher : l'acompte y est-il bien déduit ? Et si la livraison était incomplète, le solde a-t-il été ajusté ?
Les erreurs les plus fréquentes
- La facture de solde reprend le montant total, sans déduire l'acompte
- L'acompte a été payé deux fois : une fois sur la facture d'acompte, une fois sur la facture totale
- Une livraison partielle n'a pas réduit le solde
- Un avoir promis par le fournisseur n'a jamais été reçu, ni déduit
La méthode : un suivi par commande
- Enregistrez la commande avec son montant total TTC
- Planifiez l'échéancier dès la commande : acompte (montant ou pourcentage) et solde, chacun avec sa date
- Notez chaque paiement versé, rattaché à son échéance
- À réception de la facture de solde, comparez : total − acomptes payés − avoirs = montant à payer
- S'il manque de la marchandise, ouvrez un litige avec le montant réclamé, et suivez l'avoir jusqu'à sa déduction
La règle simple : le « reste à payer » d'une commande doit toujours se calculer tout seul, à partir du total, des paiements et des avoirs. Si vous le recalculez à la main à chaque facture, une erreur finira par passer.
Un tableur suffit-il ?
Pour quelques commandes par mois, oui. Au-delà, le tableur montre vite ses limites : plusieurs personnes qui le modifient, des échéances oubliées faute d'alerte, des avoirs notés dans un autre fichier. Un outil de suivi des commandes calcule les soldes, prévient avant chaque échéance et garde l'historique de qui a fait quoi.
Questions fréquentes
- L'acompte doit-il apparaître sur la facture de solde ?
- Oui. La facture de solde doit mentionner les acomptes déjà facturés et versés, et ne demander que la différence. Si ce n'est pas le cas, demandez une facture rectificative avant de payer.
- Que faire si la livraison est incomplète après un acompte ?
- Ne payez pas le solde complet : signalez l'écart au fournisseur par écrit, avec le détail des articles manquants, et demandez soit la livraison du reliquat, soit un avoir déduit du solde.